1. Selección y evaluación inicial de suministradores externos
La organización establece un proceso sistemático para garantizar que los suministradores externos cumplen los requisitos técnicos, económicos, legales y de seguridad necesarios antes de su homologación.
La selección inicial será coordinada por el Departamento de Administración, a partir de la información y justificación técnica aportada por el responsable del área solicitante del producto o servicio. Para la toma de decisión se considerarán, entre otros, los siguientes criterios:
- Experiencia previa y desempeño histórico con la organización.
- Adecuación de la relación calidad / precio.
- Capacidad operativa y disponibilidad en la ubicación requerida.
- Requisitos técnicos o normativos específicos asociados al servicio o producto.
- Condicionantes derivados de requisitos de cliente.
- Existencia de proveedor único o imposición legal.
Los nuevos suministradores serán sometidos a un periodo de evaluación inicial basado en los tres primeros pedidos o servicios contratados. Durante este periodo se verificará:
- Conformidad del producto o servicio recibido.
- Cumplimiento de plazos y condiciones acordadas.
- Entrega de la documentación requerida.
Superado satisfactoriamente este periodo, el suministrador será incorporado a nuestra lista de suministradores externos, quedando formalmente homologado.
Cuando el suministrador tenga impacto en la seguridad de la información o implique tratamiento de datos, deberán cumplirse adicionalmente los requisitos específicos establecidos en la normativa interna aplicable en materia de seguridad y protección de datos, incluyendo la formalización del correspondiente contrato de encargado del tratamiento cuando proceda.
Asimismo, la organización podrá requerir la formalización de acuerdos específicos adicionales (acuerdos de nivel de servicio, condiciones particulares u otros compromisos contractuales) en función de la criticidad del servicio prestado.
2. Revaluación de suministradores externos
Todos los suministradores externos serán objeto de revaluación periódica, con una frecuencia mínima anual.
La revaluación se basará en:
- Número y tipología de incidencias registradas durante el periodo evaluado.
- Gravedad e impacto de dichas incidencias.
- Nivel de cumplimiento de plazos y condiciones contractuales.
- Adecuación continua a los requisitos técnicos y normativos aplicables.
En aquellos casos en que el suministrador participe en actividades técnicas específicas que requieran control de desempeño, se aplicarán criterios objetivos de evaluación definidos internamente, incluyendo métricas de consistencia, repetibilidad o cumplimiento de indicadores de servicio cuando resulte aplicable. Se establecerán umbrales mínimos de aceptación y criterios de actuación ante desviaciones.
En caso de detectarse incumplimientos o desviaciones relevantes, podrán adoptarse las siguientes medidas:
- Solicitud de plan de acciones correctivas.
- Reentrenamiento o ajuste del servicio cuando aplique.
- Suspensión temporal de pedidos.
- Baja como suministrador homologado.
Las incidencias y acciones derivadas se gestionarán conforme a nuestro procedimiento interno de gestión de no conformidades y acciones correctivas, y el resultado de esta revaluación será considerado en el acta de revisión por la dirección.
En caso de decidir la baja de un suministrador, dicha situación quedará reflejada en nuestra lista de suministradores externos, a efectos de control y prevención en futuras contrataciones.
Esta política garantiza que la organización mantiene el control efectivo sobre los servicios y productos externalizados, minimizando riesgos operativos, legales y de calidad, y asegurando una mejora continua en la gestión de sus suministradores externos.
